Wzmożenie kontroli legalności wykonywania pracy przez cudzoziemców jest zauważalne od pewnego czasu. Kontrole te spędzają sen z powiek pracodawcom zatrudniającym cudzoziemców. Czy jest czego się obawiać? Jak pracodawca może się przygotować do kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców? Na te pytania odpowiemy w dzisiejszej publikacji.
WSTĘP
Prawidłowe zatrudnienie cudzoziemców wymaga ścisłego przestrzegania przepisów prawnych w celu zapewnienia legalności i zgodności z obowiązującymi regulacjami. Pracodawcy zatrudniający cudzoziemców zobowiązani są do skrupulatnego zbierania i przechowywania niezbędnej dokumentacji w celu udowodnienia zatrudnienia cudzoziemca w zgodności z prawem.
W Polsce przepisy dotyczące zatrudniania obywateli spoza Unii Europejskiej są ściśle określone. W momencie kontroli organów odpowiedzialnych za nadzór nad legalnością zatrudnienia cudzoziemców pracodawca powinien posiadać kompletną dokumentację. Sama zaś kontrola legalności zatrudnienia ma na celu zweryfikowanie, czy pobyt oraz świadczenie pracy przez obcokrajowców u kontrolowanego pracodawcy odbywa się zgodnie z literą prawa.
PODSTAWOWE DOKUMENTY WYMAGANE OD PRACODAWCY
Na podmioty powierzające wykonywanie pracy cudzoziemcom został nałożony szereg obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentów. W szczególności w razie kontroli pracodawca powinien posiadać następujące dokumenty:
1. Umowę o pracę/zlecenia zawartą w formie pisemnej
Szczególnie ważnym jest wykazanie, iż pracodawca/zleceniodawca dopełnił obowiązku z art. 88h ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy i przedłożył cudzoziemcowi umowę w języku dla niego zrozumiałym.
2. Dokument tożsamości i pobytu cudzoziemca
W trakcie zatrudnienia i również przez późniejszy okres pracodawca ma obowiązek przechowywać m.in.:
– Kopię paszportu cudzoziemca;
– Kopię dokumentu potwierdzającego podstawę legalnego pobytu cudzoziemca w Polsce – np. w przypadku ruchu bezwizowego będzie to kopia paszportu wraz z pieczątkami wjazdu, posiadane wizy czy zezwolenia na pobyt wraz z wydanymi kartami pobytu, lub potwierdzenie nadania numeru PESEL wraz z adnotacją o posiadaniu statusu UKR.
3. Dokumenty potwierdzające możliwość zatrudnienia bądź uprawnienie cudzoziemca w postaci otwartego dostępu do polskiego rynku pracy
W ramach tej grupy pracodawca powinien posiadać m.in.:
– oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi wydane przez właściwy urząd pracy, zezwolenia na pracę, zezwolenie jednolite bądź to powiadomienie o powierzeniu pracy ob. Ukrainy;
– dokument potwierdzający uprawnienie cudzoziemca w postaci otwartego dostępu do polskiego rynku pracy, np. zaświadczenie o posiadaniu statusu studenta studiów w trybie stacjonarnym, prowadzonych na polskiej uczelni wyższej bądź dyplomu ukończenia polskiej szkoły ponadgimnazjalnej, kopię Karty Polaka czy np. wizę z celem wydania nr 21.
4. Dokumentacja dotycząca opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i podatki oraz terminowego wypłacania wynagrodzenia
Pracodawca zatrudniający cudzoziemca zobowiązany jest do regularnego odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i podatku dochodowego od wynagrodzenia. Przedstawienie dokumentacji potwierdzającej terminowe regulowanie tych płatności jest istotnym elementem kontroli.
5. Ewidencja czasu pracy i inne dokumenty związane z zatrudnieniem
Pracodawca powinien również posiadać dokumentację związana z czasem pracy cudzoziemca, taką jak ewidencja czasu pracy, a także wszelkie inne dokumenty wymagane przez obowiązujące przepisy dotyczące zatrudnienia, np. w zakresie pracy w godzinach nadliczbowych
KONSEKWENCJE NIEPRZESTRZEGANIA WYMOGÓW DOKUMENTACYJNYCH
Brak odpowiedniej dokumentacji lub jej nieprawidłowość w przypadku kontroli organów odpowiedzialnych za nadzór nad legalnością zatrudnienia cudzoziemców może skutkować poważnymi konsekwencjami. Pracodawca może być narażony na wysokie kary finansowe, a także na inne sankcje prawne, takie jak zawieszenie lub uniemożliwienie czasowego zatrudnienia cudzoziemca.
Pamiętajmy, że przestrzeganie przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców nie tylko zapewnia legalność, ale także chroni prawa pracownika oraz dba o stabilność i wiarygodność pracodawcy.
W związku z tym, aby uniknąć konsekwencji prawnych i finansowych, pracodawcy zatrudniający cudzoziemców powinni regularnie monitorować i utrzymywać kompletną dokumentację zgodną z obowiązującymi przepisami prawa.
PODSUMOWANIE
Zatrudnianie cudzoziemców wiąże się z szeregiem obowiązków i wymogów dokumentacyjnych dla pracodawcy. Posiadanie kompletnych, aktualnych i zgodnych z przepisami dokumentów jest kluczowe dla zapewnienia legalności zatrudnienia cudzoziemców. Przestrzeganie tych zasad nie tylko minimalizuje ryzyko konsekwencji prawnych, ale również stanowi istotny element dbałości o prawa pracownicze oraz wiarygodność przedsiębiorstwa.
Dołącz do naszego stowarzyszenia i wspólnie budujmy lepszą przyszłość dla pracowników-obcokrajowców!