Na koniec czerwca 2024r. w Polsce do ubezpieczeń społecznych zgłoszonych było 1,16 mln cudzoziemców – jak wynika z danych ZUS. Najwięcej stanowili obywatele Ukrainy (771 tys.), następnie Białorusini (134 tys.) i Gruzini (27,2 tys.).
Mimo to dla wielu imigrantów kwestie związane z legalizacją pobytu i formalnościami administracyjnymi wciąż stanowią wyzwanie. Podobne wyzwania stoją przed polskimi pracodawcami, którzy często borykają się z zawiłościami przepisów imigracyjnych, zmiennością regulacji i długimi procedurami administracyjnymi.
W tym artykule odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania dotyczące zatrudniania cudzoziemców. Wyjaśniamy, jakie obowiązki spoczywają na pracodawcach, jakie dokumenty są wymagane oraz jak skutecznie stawić czoła wyzwaniom związanym z zatrudnianiem pracowników z zagranicy.
Obywatele UE
Jakie formalności musi dopełnić pracodawca, aby zatrudnić obywatela UE?
Zatrudnienie obywatela UE w Polsce odbywa się na prostych zasadach, wynikających z przepisów dotyczących swobodnego przepływu pracowników. Pracodawca nie musi uzyskiwać zezwoleń ani dodatkowych dokumentów – wystarczy zakończony proces rekrutacji i zawarcie umowy. Obywatele UE przebywający w Polsce dłużej niż 3 miesiące mają obowiązek zarejestrować swój pobyt w urzędzie wojewódzkim, ale ten proces leży wyłącznie po stronie pracownika, a nie pracodawcy. Pracodawca ma natomiast standardowe obowiązki, takie jak zgłoszenie pracownika do ZUS i przestrzeganie przepisów dotyczących wynagrodzenia oraz warunków pracy. Dzięki temu procedura zatrudnienia obywatela UE jest szybka i nieskomplikowana.
Jakie formalności musi spełnić obywatel UE pracujący w Polsce?
Obywatel UE pracujący w Polsce ma kilka kluczowych obowiązków. Po trzech miesiącach pobytu musi zarejestrować swój pobyt u wojewody, co skutkuje wydaniem zaświadczenia ważnego przez 10 lat. Dodatkowo, przy pobycie dłuższym niż 30 dni, wymagane jest zameldowanie w miejscu pobytu, które można załatwić w urzędzie lub online. Przez cały czas pobytu konieczne jest posiadanie ważnego dokumentu tożsamości, takiego jak paszport lub dowód osobisty. Pracując w Polsce, obywatel UE podlega lokalnym przepisom podatkowym i systemowi ubezpieczeń społecznych, a także musi przestrzegać zasad prawa pracy, w tym regulacji dotyczących BHP i czasu pracy.
Czy członek rodziny obywatela UE pracującego w Polsce, który nie posiada obywatelstwa UE, musi zarejestrować swój pobyt?
Członek rodziny obywatela UE, który nie posiada obywatelstwa Unii, ma obowiązek zarejestrować swój pobyt w Polsce, jeśli zamierza przebywać w kraju dłużej niż trzy miesiące. Wniosek o rejestrację należy złożyć u wojewody w terminie do jednego dnia po upływie trzech miesięcy od wjazdu. Po pozytywnej rejestracji osoba ta otrzymuje kartę pobytową ważną przez 10 lat, z możliwością przedłużenia.
Dodatkowo, jeśli pobyt trwa ponad 30 dni, konieczne jest zameldowanie w miejscu zamieszkania. Obywatel UE nie ma formalnych obowiązków w tym zakresie, ale powinien wspierać członka rodziny, dostarczając niezbędne dokumenty potwierdzające relację rodzinną.
Cudzoziemcy spoza UE
Jakie dokumenty powinien sprawdzić pracodawca przy zatrudnianiu cudzoziemca spoza UE?
Proces rekrutacji kandydata spoza Unii Europejskiej wiąże się z koniecznością weryfikacji dokumentów potwierdzających jego prawo do pobytu i pracy w Polsce. Pracodawca musi upewnić się, czy kandydat może podjąć zatrudnienie bez dodatkowych formalności.
Jakie dokumenty może zażądać?
– Paszport – strona z danymi oraz strony z wizami i pieczątkami
– Decyzja o zezwoleniu na pobyt (jeśli kandydat ją posiada)
– Dokumenty potwierdzające swobodny dostęp do rynku pracy, np. Kartę Polaka, dyplom ukończonych studiów stacjonarnych w Polsce czy aktualne zaświadczenie o statusie studenta
Jeśli kandydat powołuje się na zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, powinien przedstawić stosowne dokumenty potwierdzające ten fakt.
Jakie dokumenty potwierdzające legalny pobyt i pracę cudzoziemca spoza UE musi przechowywać pracodawca?
Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentów potwierdzających legalny pobyt i pracę pracownika spoza Unii Europejskiej. To te same dokumenty, które były wymagane już na etapie rekrutacji do weryfikacji statusu kandydata.
Dodatkowo, jeśli do podjęcia pracy było konieczne specjalne zezwolenie, należy je również przechowywać. Może to być:
– Zezwolenie na pracę
– Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy
– Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy
Brak wymaganych dokumentów może skutkować konsekwencjami prawnymi, dlatego warto dbać o ich kompletność.
Czy każdy cudzoziemiec spoza UE musi mieć wizę, aby pracować w Polsce?
Nie zawsze. Obywatele UE, EOG, Szwajcarii oraz osoby objęte ruchem bezwizowym (np. z Ukrainy, USA czy Japonii) mogą wjechać do Polski bez wizy – pod warunkiem, że mają paszport biometryczny.
Bezwizowy wjazd do Polski przysługuje obywatelom 61 krajów spoza UE, a także mieszkańcom Hongkongu, Makau i Tajwanu.
Zwolnienie dotyczy także członków załóg statków morskich przebywających w polskich portach.
Po uzyskaniu karty pobytu cudzoziemcy mogą wielokrotnie przekraczać granice Polski bez konieczności ubiegania się o kolejne wizy.
Jednak nie wszyscy są zwolnieni z obowiązku wizowego. Obywatele państw objętych załącznikiem nr 1 do rozporządzenia UE 2018/1806 – m.in. Afganistanu, Jemenu, Wietnamu czy RPA – muszą posiadać wizę przy wjeździe do strefy Schengen.
Jeśli planujesz zatrudnić cudzoziemca w Polsce, warto sprawdzić jego status wizowy i pobytowy.
Zatrudnianie cudzoziemców to ważny element współczesnego rynku pracy, ale wiąże się też z wieloma formalnościami i obowiązkami. Znajomość przepisów, właściwe przygotowanie dokumentów oraz świadomość procedur to klucz do sprawnego i legalnego procesu zatrudnienia.
Pracodawcy, którzy podejdą do tego tematu w sposób odpowiedzialny i zgodny z regulacjami, nie tylko unikną problemów prawnych, ale także zbudują stabilne i efektywne zespoły.